Los servicios en nube son una trampa para las empresas

Dentro de poco se cumplirá una década desde que Gartner publicara su informe sobre Cloud Computing, un término que por aquel entonces empezaba a sonar, pero del que nadie tenía una idea clara de cuáles podían ser sus implicaciones o ventajas. En pocos años hemos vivido una más de las innumerables revoluciones tecnológicas a las que estamos asistiendo y si hace 10 años todo el mundo tenía claro que el departamento de IT era fundamental en la estrategia de empresa, ahora quedan pocos productos que no se comercialicen según el modelo SaaS (Software as a Service). Trata de buscar una aplicación Kanban de escritorio, a ver si la encuentras.

Si, tenemos Trello que está muy bien para productividad personal y pequeños equipos. Y también están Wrike o Kanbanize. Incluso Jira fagocitó GreenHopper y hace años que incluye tableros (tosiendo un poco en las cuestas, pero vale). Pero ninguna de esas opciones está bajo nuestro control. Existe una versión de JIRA que podemos instalar en nuestros propios servidores, pero la complejidad de mantenimiento de este producto y la propia política de promoción de Atlassian hacen que uno pierda todas las ganas y se incline en seguida por la versión SaaS.

Esta transformación de la cultura empresarial, según la cual la empresa deja de INVERTIR en mantener un departamento de IT para GASTAR en un servicio ha cuajado con fuerza y las empresas han aceptado su validez sin cuestionarla. Parece que amortizar la compra de equipos que tarde o temprano quedan obsoletos no tiene sentido, cuando existe la posibilidad de desgravarse el coste de un servicio que se actualiza continuamente. Nadie sabe ya qué procesadores ejecutan sus aplicaciones o cuánta memoria tienen los servidores. Simplemente “tenemos cuenta en Atlassian” y eso supone una factura predecible de x euros al mes. No hay sustos de mantenimiento (o son menos habituales), no hay que invertir en personal, instalaciones o equipos. Todo parecen ventajas. Y sin embargo a mi me parece una trampa terrible de la que advierto siempre en todas las consultorías, por un hecho muy simple: no eres propietario de los datos.

Y no lo eres en un sentido mucho más amplio que la evidente falta de propiedad del medio físico en el que se almacenan. Los discos, memorias o cintas en las que se guardan tus datos de facturación, diseño y control de proyectos no residen en tus oficinas ni en un centro de proceso de datos en el que tengas alquilado cierto espacio de rack. Están perdidos en alguna infraestructura que quizás tampoco sea de tu proveedor, sino de Amazon AWS. Si un mes no pagas la factura a tiempo, la posibilidad de que te corten la cuenta y te quedes sin acceso a tus datos y aplicaciones es muy real y ya le ha pasado a mucha gente.

Pero para mí el mayor problema está en la prisión a la que se ven sometidos los datos. Es IMPOSIBLE exportar los datos de JIRA a ningún formato que puedas utilizar para continuar tu trabajo con otra aplicación. Voy a ponértelo más fácil de comprender: crea tu cuenta de Trello, si es que no la tienes; pásate uno o dos años gestionando tus tareas con la aplicación y ahora, por que has encontrado otra aplicación que te gusta más o Atlassian mete unas tarifas abusivas (por algo lo compró hace meses), tiene que plantearte usar Wrike. Mi pregunta es: ¿cómo llevas los datos de trabajo de un lado a otro? No puedes, es imposible.

Y ese es el sentido en el que más me preocupa la falta de control y propiedad sobre los datos de trabajo cedidos a los proveedores SaaS. No tanto porque no vea los discos, no sepa dónde están los servidores o haya alguna oscura cláusula en la Ley de Protección de Datos que prohíba usar servicios en otro continente, sino porque constituye un obstáculo de proporciones gigantescas en el plan de continuidad de negocio de la empresa. Cuanto mayor sea tu empresa, cuánto mayor sea la plantilla y número de proyectos, cuanto más convencido estés de que estás “ahorrando mucho” porque “ya no tiramos el dinero en servidores o técnicos que no generan ventas”, más cerca estás de un incidente que llevaría tu empresa a la quiebra inmediata ante la imposibilidad de acceder a sus datos.

No se trata de que tengas copias de seguridad, que casi seguro que también las gestiona el proveedor SaaS, sino que no puedes hacer nada con esos datos. Cuando Adobe presentó la colección Creative Cloud en 2011, en la que todas las aplicaciones tradicionales de escritorio como Photoshop eran sustituidas por versiones en nube con almacenamiento remoto, la comunidad de fotógrafos, diseñadores y creativos puso el grito en el cielo y dejó muy claro que de ninguna forma iban a permitir que su trabajo estuviera en los servidores de Adobe, con el riesgo de perderlo en el momento en que dejasen de pagar la cuota. Adobe se mantuvo firme en su posición y ha eliminado casi por completo el software de escritorio. Normal, Photoshop es posiblemente la aplicación más pirateada de la historia. Pero el resultado ha sido el declive de esta marca en beneficio de competidores como On1 Photo Raw, a la que nadie habría dedicado mucho tiempo si Photoshop siguiera disponible. Pero el terror a perder fotos, maquetas o ilustraciones almacenadas en algún perdido servidor han ahuyentado casi por completo a los clientes.

¿Qué alternativas nos quedan? En líneas generales, mi recomendación siempre es que el plan de continuidad de negocio contemple los procesos necesarios para exportar los datos a un formato que pueda leer otra aplicación. Por tanto, el uso de formatos universales o al menos lo suficientemente extendidos es fundamental. ODF en ofimática o JPEG en imagen son ejemplos de cómo hacerlo. Ciertamente no hay un formato de Kanban, pero sí lo hay de Project y casi todas las aplicaciones de gestión de proyectos aceptan la importación de estos ficheros.

La otra opción, una de mis preferidas, es que recuperes el control de IT pero que lo conviertas en una unidad de negocio y no en un simple agujero sin fondo. Prefiero instalar OwnCloud en un servidor controlado o la suite Office de Synology en un RAID local que usar Google Apps. Lo que debes considerar es convertir la experiencia en gestionar esa infraestructura local en una fuente de ingresos, pero de eso hablaremos otro día. Sea cual sea la solución, antes de tacharme de tremendista, pregúntate si en este mismo momento podrías recuperar tus datos de trabajo, los de la empresa, en caso de que el proveedor anunciase la quiebra y cierre para dentro de dos semanas.

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